○鹿嶋市保有個人情報の管理に関する規程
令和5年3月14日
訓令・水道訓令・教委訓令・監委訓令・農委訓令・選管訓令・固評委訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別する番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)並びに鹿嶋市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年条例第40号。以下「条例」という。)の規定に基づき，保有個人情報の適正な管理のために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は，個人情報保護法及び番号法並びに条例において使用する用語の例による。
(個人情報総括責任者)
第3条 保有個人情報の適正な運用及び管理を総括するため，個人情報総括責任者を置くものとし，個人情報保護担当部長をもって充てる。
2 個人情報総括責任者は，次に掲げる事務を行う。
(1) 保有個人情報の適正な管理の総括に関すること。
(2) 保有特定個人情報(個人番号をその内容に含む保有個人情報をいう。以下同じ。)を複数の機関(議会を除く。)で取り扱う場合の任務の分担及び責任の決定に関すること。
(個人情報管理責任者)
第4条 保有個人情報の取扱い，管理その他の保有個人情報の適正な管理のため，個人情報管理責任者を置く。
2 個人情報管理責任者は，鹿嶋市行政組織規則(平成27年規則第1号)第2条に規定する課，同規則第4条に規定する出先機関及び同規則第5条に規定する会計課，鹿嶋市水道事業管理規程(平成11年水道事業管理規程第1号)第2条第1項に規定する水道課並びに鹿嶋市教育委員会事務局組織規則(平成6年教育委員会規則第3号)第3条第1項に規定する課及び同条第2項に規定する出先機関の長，鹿嶋市監査委員事務局規程(平成7年監査委員規程第2号)第4条第1項に規定する課長，鹿嶋市農業委員会事務局処務規程(平成元年農業委員会訓令第1号)第3条に規定する課長，鹿嶋市選挙管理委員会規程(昭和41年選挙管理委員会規程第1号)第16条第1項に規定する書記長補佐並びに鹿嶋市固定資産評価審査委員会条例(昭和29年条例第13号)第3条第1項に規定する書記長をもって充てる。
3 個人情報管理責任者は，次に掲げる事務を行う。
(1) 保有個人情報の適正な管理に関すること。
(2) 保有個人情報の取扱いの制限，収集の制限，利用及び提供の制限等保有個人情報の取扱状況の把握に関すること。
(3) 保有個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)の指定及び監督に関すること。
(4) 事務取扱担当者が取り扱う保有個人情報の範囲及び役割の指定に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか，保有個人情報の保護に関すること。
(個人情報管理主任)
第5条 個人情報管理責任者の職務を補助させるため，個人情報管理主任を置く。
2 個人情報管理主任は，個人情報管理責任者が指名する者をもって充てる。
(情報漏えい等への対応)
第6条 事務取扱担当者は，保有個人情報の漏えい，滅失又は毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事案が発生し，若しくは兆候を把握した場合又は他の事務取扱担当者が条例に違反している事実若しくは兆候を把握した場合は，速やかに個人情報管理責任者に報告しなければならない。
2 個人情報管理責任者は，前項に規定する事案が発生した場合は，速やかに個人情報総括責任者に報告し，個人情報総括責任者の指示の下，事実関係の把握，被害の拡大及び再発の防止その他必要な措置を講じなければならない。
(教育研修)
第7条 個人情報総括責任者及び個人情報管理責任者は，事務取扱担当者に，保有個人情報の適正な取扱いについて理解を深め，保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 個人情報総括責任者及び個人情報管理責任者は，事務取扱担当者に，保有個人情報の適切な管理のために，必要に応じ教育研修への参加の機会を付与する等必要な措置を講ずるものとする。
(取扱区域)
第8条 個人情報総括責任者は，保有特定個人情報の適正な取扱い及び情報漏えい等の防止をするため，保有特定個人情報を取り扱う事務を行う区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし，物理的な安全対策を講ずるものとする。
2 個人情報管理責任者は，取扱区域への外部の者の立入りを制限するものとする。ただし，業務上必要と認めた場合は，この限りでない。
(廃棄等)
第9条 個人情報管理責任者は，保有特定個人情報が記録されている媒体が不要となった場合には，当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該保有特定個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 個人情報管理責任者は，前項の規定により保有特定個人情報の消去又は保有特定個人情報が記録されている媒体の廃棄を外部の事業者に委託した場合には，当該事業者が確実に保有特定個人情報の消去又は保有特定個人情報が記録されている媒体の廃棄を行ったことについて，書面をもって確認するものとする。
(取扱状況の記録)
第10条 個人情報管理責任者は，保有個人情報の取扱状況を確認するため，次に掲げる記録を一定の期間保存し，適正な管理に努めなければならない。
(1) 電子情報処理組織上で管理している保有個人情報へのアクセスの履歴
(2) 行政文書(鹿嶋市情報公開条例(平成15年条例第6号)第2条第2項に規定する行政文書をいう。)で取り扱う特定個人情報ファイルの利用及び閲覧の履歴
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出しの履歴
(4) 前条の規定により保有特定個人情報の消去又は保有特定個人情報が記録されている媒体の廃棄を行った場合は，その記録
(保有特定個人情報に関する監査)
第11条 保有特定個人情報の適正な取扱いに関する監査事務を行うため，個人情報監査責任者を置くものとし，個人情報保護担当次長をもって充てる。
2 個人情報監査責任者は，保有特定個人情報の管理状況について，必要に応じて点検又は監査を行い，その結果を個人情報総括責任者へ報告するものとする。
3 個人情報総括責任者は，前項の規定による報告を踏まえ，必要があると認めるときは，保有特定個人情報の管理方法について改善の措置を講じるものとする。
(委任)
第12条 この規程に定めるもののほか，保有個人情報の管理に関し必要な事項は，個人情報総括責任者が別に定める。
附則
この訓令は，令和5年4月1日から施行する。