区・自治会長（行政委員）の連絡先等について

鹿嶋市行政委員（区長等）名簿の取扱について

鹿嶋市では、市と行政区（自治会）の連絡調整を円滑に行うため、行政委員（区長等）名簿を作成・管理しています。
名簿には、区長等の個人情報（氏名・住所・電話番号）が含まれるため、「鹿嶋市行政委員（区長等）名簿取扱要領」を定め、適正に取り扱っています。

・鹿嶋市行政委員（区長等）名簿取扱要領 [PDFファイル／120KB]

このページでは、本要領に基づく個人情報の提供・利用のルールと申請手続きの流れについてご案内します。

名簿の作成・管理について

名簿は、行政委員（区長等）からの報告に基づき、毎年度作成します。年度途中で内容に変更があったときは、その都度報告を受けて更新します。

名簿の記載事項

（1）地区名及び区名
（2）行政委員（区長等）の住所
（3）行政委員（区長等）の氏名
（4）行政委員（区長等）の電話番号（自宅・携帯）
（5）住所・氏名・電話番号の外部提供に係る事前の同意状況
（6）加入世帯数（実加入世帯数・配布回覧世帯数）
（7）希望配布部数
（8）回覧班数
（9）希望回覧部数
（10）その他特記事項等

安全管理について

個人情報の漏えい・改ざん・滅失・毀損その他の事故を防止するため、個人情報の保護に関する法律及び本要領に基づき、必要な安全管理措置を講じています。

名簿の提供について

名簿に含まれる個人情報（氏名・住所・電話番号）は、次の(1)～(3)のすべてを満たす場合に、必要最小限の情報を提供できます。​
(1)事前同意：外部提供について、市が行政委員本人から事前の同意を取得していること
(2)本人確認：申請の際に申請者の本人確認ができること
(3)利用目的：下表の「提供が認められるケース」に該当すること

【提供が認められるケース】

申請者	利用目的
市民の方（転入予定含む）	区への加入・相談、回覧への参加、ごみステーションの利用 など
事業者の方	周辺工事や開発行為に係る地域への周知・事前調整 など
団体の方	地域への周知・協力依頼などで、公益性の観点から提供が適当と認められる場合
その他	上記以外で、市が提供の必要性を認める場合

※事前の同意がない場合でも、市民生活への影響が想定されるなど必要性が認められるときは、その都度該当する行政委員に確認し、同意を得たうえで提供します。

提供を希望される方へ（申請手続きの流れ）

市民の方（転入予定含む）

＜窓口の場合＞

1. 市の担当課窓口で、本人確認書類（運転免許証かマイナンバーカード）をご提示の上、「氏名・住所・電話番号・ご用件」をお申し出ください。
2. ご用件（利用目的）が上記の「提供が認められるケース」に合致する場合は、該当する行政委員をお調べします。
3. 該当する行政委員の「事前の同意」がある場合は、その場で連絡先等をお伝えします。
   ※「事前の同意」がない場合は、市から行政委員へお申し出の内容（氏名・住所・電話番号・ご用件）をお伝えし、対応を依頼します（電話・メールの場合と同様）。
4. 申請者（市民の方）から行政委員に連絡し、直接やり取りしてください。

＜電話・メールの場合＞

1. 市の担当課へ「氏名・住所・電話番号・ご用件」をお申し出ください。
   ※こちらのフォーム＜外部リンク＞から電子申請も可能です。
2. ご用件（利用目的）が上記の「提供が認められるケース」に合致する場合は、該当する行政委員をお調べします。
3. 市から行政委員へお申し出の内容（氏名・住所・電話番号・ご用件）をお伝えし、対応を依頼します。
4. 該当する行政委員から申請者（市民の方）にご連絡が入りますので、直接やり取りしてください。

※電話・メールの場合は、個人情報保護の観点から、市から申請者へ行政委員の連絡先を直接お伝えすることはありません。あらかじめご了承ください。

※ごみステーションは区・自治会の管理外の場合もありますので、まずは廃棄物対策課で利用したい場所を確認してください。

事業者・団体の方

＜窓口の場合＞

1. 以下の申請書に必要事項を記入し、名刺又は社員証（団体職員証）の写しを添付のうえ、市の担当課窓口にご提出ください。
   ・鹿嶋市行政委員（区長等）名簿提供申請書【事業者・団体用】 [Wordファイル／13KB]
   ​・鹿嶋市行政委員（区長等）名簿提供申請書【事業者・団体用】 [PDFファイル／53KB]
2. 申請内容を審査し、提供することが適当であると認められる場合に、必要最小限の情報をその場で提供します。

＜電話・メールの場合＞

1. 以下のフォームに必要事項を入力し、名刺又は社員証（団体職員証）の写しをアップロードのうえ、電子申請してください。
   ・鹿嶋市行政委員（区長等）名簿提供申請フォーム＜外部リンク＞
2. 申請内容を審査し、提供することが適当であると認められる場合に、必要最小限の情報を電話で提供します。

※いずれの申請方法でも、行政委員本人の同意が得られない場合は提供できないことがあります。あらかじめご了承ください。

申請にあたっての遵守事項

提供を受けた個人情報については、次の事項にご同意いただく必要があります。

• 申請した目的以外に使用しないこと
• 第三者へ提供・複写しないこと
• 利用終了後は、速やかに責任をもって破棄すること（電磁的記録を含む）

行政区域図

行政区域図ついては、以下のページをご参照ください。
・鹿嶋市区・自治会の区域図について