○鹿嶋市住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要綱
平成18年12月28日
告示第72号
(趣旨)
第1条 この要綱は，住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)の趣旨に基づき，住民基本台帳の閲覧に関する取り扱いを定めることにより，住民のプライバシーの保護及び台帳の適正な管理を図るとともに円滑な事務処理を資することを目的とする。
(住民基本台帳の閲覧の請求)
第2条 住民基本台帳の閲覧等の請求(以下「閲覧等の請求」という。)については，住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号)で定める事項を具体的に記した請求書，住民基本台帳閲覧申請書(様式第1号)を市長に提出しなければならない。
2 閲覧等の請求者は，前項の請求のほか，次に掲げる事項を記載した，誓約書を市長に提出しなければならない。
(1) 閲覧者の氏名，住所及び電話番号(法人にあっては，名称，所在地，代表者名及び電話番号)
(2) 閲覧に従事する者の氏名
(3) 住民基本台帳の閲覧により知り得た事項を当該請求の目的以外に使用しない旨
(令4告示22・一部改正)
(本人であることの確認)
第3条 閲覧等の請求を行う者は，次の各号のいずれかの書類を市長に提示することにより，本人であることを明らかにしなければならない。
(1) 旅券，運転免許証，個人番号カードその他官公署庁が発行した免許証，許可証又は資格証明書等であって，特殊加工された本人の写真が貼られているもの。
(2) 前号による本人確認が困難なときは，閲覧等の請求を行う者に対し，併せて質問等により調査を行うことができる。
(平27告示241・一部改正)
(請求理由の確認)
第4条 市長は，第2条により申請書の請求理由欄に記載された内容が明確でない場合には，必要に応じ請求者に質問をし，その内容について確認するものとする。
2 前項の確認をしたときは，その内容及び方法を請求書の余白に記載するものとする。
(住民基本台帳の一部の写しの閲覧)
第5条 市長は，次に掲げる活動を行うため閲覧することが必要である旨の申出があった場合は，その活動に必要な限度において閲覧をさせることができる。
(1) 統計調査，世論調査，学術研究，その他の調査研究のうち，総務大臣が定める基準に照らして公益性が高いと認められるもの
(2) 公共的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち，公共性が高いと認められるもの
(3) 一般社団法人日本新聞協会に加盟する事業者が報道の用に供するために行う請求
(4) 日本放送協会又は一般社団法人日本民間放送連盟に加盟する事業者が報道の用に供するために行う請求
(5) マンションの管理組合が当該マンションの管理業務を行うために居住を確認する場合(居住者を確認する方法が他にない場合)
(6) 自らの住所に無断で住所を定めた者が居ないかどうかを確認する場合
(7) 前2号に定めるもののほか，住民基本台帳の一部の写しを閲覧する以外に居住関係の確認ができないと市長が認める場合
(平25告示204・一部改正)
(閲覧手数料)
第6条 閲覧手数料については，鹿嶋市手数料徴収条例(昭和49年条例第8号)に定めるところによる。
(情報の適正な管理と廃棄)
第7条 閲覧請求を行った者は，住民基本台帳の一部の写しの閲覧により知り得た情報を適正に管理しなければならない。
2 閲覧者は，閲覧事項の利用終了後，速やかに閲覧用リストから転記した記録を廃棄しなければならない。
(請求に応じない場合)
第8条 市長は，住民基本台帳の閲覧の請求があった場合において，次に掲げる事由のいずれかに該当するときは，当該請求に応じないものとする。
(1) プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。
(3) 執務に支障があると認められるとき。
(4) 天災等により住民基本台帳が亡失し，又は損傷したとき。
(5) 住民基本台帳の閲覧の請求者が手数料を納付しないとき。
(6) 多数の者が一時に住民基本台帳の閲覧を請求し，その使用者が競合したとき。
(7) その他不適当と認められるとき。
(閲覧状況の公表)
第9条 市長は，住民基本台帳の一部の閲覧(犯罪捜査等のための請求にかかるものを除く。)の状況について，次に掲げる事項を年度末において公表するものとする。
(1) 当該請求をした国又は地方公共団体の機関の名称
(2) 請求事由の概要
(3) 閲覧の年月日
(4) 閲覧にかかる住民の範囲
(閲覧方法)
第10条 住民基本台帳の閲覧方法は，原則として次のとおりとする。
(1) 閲覧日は，毎週土曜日，日曜日，祝祭日及び12月29日から翌年の1月3日までの日を除く執務日とする。
(2) 閲覧時間は，午前9時から正午，午後1時から午後4時までとする。
(3) 同時に閲覧できる人数は，2人までとする。
(4) 閲覧事項の転記用紙は，住民基本台帳閲覧転記用紙(様式第2号)を使用する。
(5) 市長の認めた書類以外の持ち込みを禁止する。
(申請書等の保存期間)
第11条 申請書等の保存期間は，鹿嶋市文書整理保存規程(昭和60年訓令第3号)を準用する。
附則
この告示は，平成19年1月1日から施行する。
附則(平成25年12月13日告示第204号)
この告示は，公布の日から施行する。
附則(平成27年12月28日告示第241号)抄
(施行期日)
第1条 この告示は，行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日から施行する。
附則(令和4年3月8日告示第22号)
(施行期日)
1 この告示は，令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際現にこの告示による改正前の各告示の規定により提出されている申請書等は，この告示による改正後の各告示の規定により提出されたものとみなす。
3 この告示の施行の際現にこの告示による改正前の各告示の規定により作成されている用紙は，この告示による改正後の各告示の規定にかかわらず，当分の間，修正して使用することができる。
(令4告示22・一部改正)
