2　保管文書又は保存文書のうち，重要なものは，耐火管理の措置に努めなければならない。

3　秘密を要する文書は，秘密が漏れないように整理し，管理しなければならない。

2　前項の規定により文書を保管庫に収納するに当たっては，収納すべき文書の種類，態様等に応じてフォルダー，ファイル，バインダーその他適宜の収納具(以下「ファイル等」という。)を使用して整理するものとする。

2　完結文書の帰属年度は，当該文書の処理が終了した日を基準とするものとする。ただし，4月1日から5月31日までの間に処理が終了した文書のうち前年度の出納に係るものは，前年度に帰属するものとする。

3　同一の事務事業に関する2以上の文書を1件として整理すること(以下「一件別整理」という。)を適当とする文書については，一件別整理をすることができるものとし，当該一件別整理に係る文書については，前2項の規定にかかわらず，処理が最後に終了したものの年度により整理するものとする。

4　前3項の規定により整理した完結文書は，次の各号に定めるところにより整理し，保管しなければならない。

5　第3項の規定により一件別整理する文書は，当該一件別整理に係る文書の処理が終了するまでの間は，現年度に発生した文書とみなして保管するものとする。

2　前項に規定する保存期間の起算日は，当該文書の処理が終了した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，暦年整理文書の保存期間の起算日は，当該文書の処理が終了した日の属する年の翌年の1月1日とする。

2　前項の規定にかかわらず，未完結文書のうち懸案フォルダーに入れて整理し，保管することが適当でないものについては，所定の場所に収納して整理し，保管するものとする。

2　主務課長は，前項の規定により完結文書を保存しようとするときは，ファイル基準表(文書庫用)(様式第2号)を作成し，総務課に提出して引き継がなければならない。

3　総務課長は，前項の規定により文書の引継ぎを受けたときは，すみやかに文書庫に保存し，保存した場所をファイル基準表(文書庫用)に記入して，主務課長に返付するものとする。

4　保存すべき文書のうち使用頻度の高いものについては，総務課長と協議の上，長期継続保管として主務課長が保管することができるものとする。

5　主務課長は，保存文書について，事務処理上主務課において保管する必要が生じたときは，総務課長に当該文書の返還を求めることができる。

2　前項のマイクロフィルム文書の取扱いについては，市長が別に定める。

2　借覧の期間は，原則として7日以内とする。

3　保存文書を閲覧し，又は借覧する職員は，当該文書を抜き取り，若しくは取り替え，又は内容の訂正をしてはならない。

4　保存文書を閲覧し，又は借覧する職員は，当該文書について紛失，損傷その他の事故が生じたときは，直ちに総務課長に届け出て，その指示を受けなければならない。

2　総務課長は，前項の規定により保存文書を廃棄するときは，主務課長にその旨通知するものとする。

3　主務課長は，保存文書について，保存期間の満了前においてその延長を必要と認めるときは，総務課長に当該文書の保存期間の延長を求めることができる。

4　主務課長は，保存文書について保存期間を短縮することが適当と認めるときは，総務課長に当該文書の保存期間の短縮を求めることができる。

5　総務課長は，保存文書を廃棄した場合は，文書廃棄リスト(様式第4号)を作成し，主務課長に報告しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず，主務課長は，保存期間が1年に属する文書で，保存期間を経過しないもののうち，保管する必要がなくなったものがあるときは，当該文書をそのつど廃棄することができる。

(施行期日等)

1　この訓令は，公布の日から施行する。

2　この訓令による改正後の鹿島町文書整理保存規程の規定は，この訓令の施行の際，現に存する保管文書及び保存文書についても適用する。

この訓令は，公布の日から施行する。

この訓令は，平成2年8月1日から施行する。

この訓令は，平成7年9月1日から施行する。

この訓令は，平成15年12月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成19年8月1日から施行する。

(適用区分)

2　この訓令の施行の際，改正前の鹿嶋市文書整理保存規程の保存年数に基づき保存されている文書は，改正後の鹿嶋市文書整理保存規程の保存年数に基づき，保存するものとする。

この訓令は，平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は，平成20年10月1日から施行する。

(適用区分)

2　この訓令の施行の際，改正前の鹿嶋市文書整理保存規程(以下「改正前規程」という。)の保存年数に基づき保存されている文書は，改正後の鹿嶋市文書整理保存規程の保存年数に基づき，保存するものとする。ただし，改正前規程により保存期間が経過し，現に廃棄した文書については，この限りでない。