○鹿嶋市文書取扱規程

昭和60年3月16日

訓令第1号

注 平成18年3月から改正経過を注記した。

鹿島町文書事務規程(昭和46年訓令第3号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 公文例式(第11条―第15条の2)

第3章 文書事務

第1節 文書等の収受・配布(第16条―第23条)

第2節 文書の立案・回議・決裁等(第24条―第32条)

第3節 浄書及び公印等の押印(第33条―第34条の2)

第4節 文書等の発送(第35条―第36条の2)

第5節 勤務時間外における文書等の取扱い(第37条・第38条)

第4章 雑則(第39条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は,別に定めるものを除くほか,事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため,文書事務の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において,次に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市の職員が職務上作成し,又は取得した文書,図面及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 部長 鹿嶋市行政組織規則(平成27年規則第1号。以下「組織規則」という。)第11条に規定する部長及び組織規則第13条に規定する会計管理者をいう。

(3) 次長 組織規則第11条に規定する次長及び室長(部内室の室長に限る。以下「部内室長」という。)をいう。

(4) 課長 組織規則第9条に規定する課長,センター長,室長(課内室の室長に限る。以下「課内室長」という。),所長及び園長をいう。

(5) 決裁 鹿嶋市事務決裁規程(昭和54年訓令第2号)の規定により,事案の処理について最終的に決定する権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が当該事案の処理内容について最終決定を行うことをいう。

(6) 回議 当該事案の処理内容について直属の上司の承認を受けるため,決裁を経るべき当該事案を記載した文書(以下「起案文書」という。)をその上司に回付することをいう。

(7) 合議 決裁に先立ち,当該事案に関連する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において,起案文書を当該機関に回付することをいう。

(8) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録媒体に記録することができる情報について行われる措置であって,次の項目に該当するものをいう。

 当該情報が,当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について,改変が行われていないかどうかを認識することができるものであること。

(9) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書をいう。

(10) 電子文書 文書のうち,電磁的記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(11) 総合文書管理システム 文書の収受,起案,決裁,保存その他の文書の管理を総合的に行うための情報処理システムをいう。

(平18訓令4・平22訓令2・平25訓令11・平27訓令2・一部改正)

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は,文書によって行うことを原則とする。

2 事務の処理に当たっては,当該事案に係る決裁権者等は,当該処理すべき事案に関する処理方針,注意事項等について指示することを原則とする。

3 課長は,適正かつ能率的な事務の処理を図るため,立案事由が生じたときは,遅滞なく立案するとともに回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保し,文書の進行管理に十分留意しなければならない。

(文書記述の原則)

第4条 文書の作成に当たっては,日本工業規格A列4番の規格の用紙を用いることを原則とする。

2 文書は,左横書きとする。ただし,次の各号に掲げるものについては,この限りでない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの

(3) その他総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの

3 文書の作成に当たって用いる漢字,仮名遣い等は,次の各号によるものとし,その表現は,正確かつ簡明に行い,用字は読みやすく,かつ,ペン書き,タイプ印字その他容易に消失しない方法を用いて記載しなければならない。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(平25訓令11・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第4条の2 文書は,法令に特別の定めがある場合を除き,当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し,内容を告げ,若しくは写しを与え,又は庁外に持ち出してはならない。ただし,職務の執行等に関し,上司の許可を受けた場合は,この限りでない。

(総務課長の職責)

第5条 総務課長は,文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるよう常に留意し,適切な指導,調整及び改善を行わなければならない。

2 条例,規則及び訓令の原本(条例及び規則にあっては鹿嶋市公告式条例(平成7年条例第12号)第2条第1項及び第3条の規定により市長が署名したもの,訓令にあっては同条例第4条第1項の規定により市長印を押したものをいう。)は,総務課長が保管するものとする。

(課長の職責)

第6条 課長は,当該課の文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるよう常に留意しなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第7条 次の各号に掲げる課,部内室,課内室,出先機関及び出納室(以下「課等」という。)に文書取扱主任を置く。

(1) 組織規則第2条第1項から同条第5項に規定する課

(2) 組織規則第2条第6項に規定する部内室

(3) 組織規則第2条第7項に規定する課内室のうち文書管理主任の設置が必要と認められる室

(4) 組織規則第4条に規定する出先機関のうち次に掲げる機関

 総合福祉センター(心身障害者福祉センター)

 浄化センター

2 文書取扱主任は,当該課の庶務事務を担当する課長補佐又は課長補佐を置かない課にあっては係長を充てる。ただし,該当する職員がいないとき又は欠けたときは,当該課長が必要に応じ指定する者とする。

(平18訓令4・平23訓令14・平25訓令11・平27訓令2・一部改正)

(文書取扱主任の職責)

第8条 文書取扱主任は,文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。

2 文書取扱主任は,この訓令に別に定めるもののほか,次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 起案文書の決裁区分,回議先及び合議先の審査に関すること。

(2) 起案文書についての違法性,不当性,違式の有無その他の内容の審査及び調整に関すること。

(3) 起案文書の文章及び用字用語の調整に関すること。

(4) 文書の処理の促進に関すること。

(5) その他文書事務の管理に関すること。

(文書取扱者)

第9条 課に文書取扱者1人以上を置く。

2 文書取扱者は,当該課等の職員のうちから,当該課長等が指定するものとする。

3 文書取扱者は,文書取扱主任の指示を受けて,次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書,小包郵便物及び運送小荷物(以下「文書等」という。)の収受及び配布に関すること。

(2) 決裁が終わった起案文書(以下「原議書」という。)の登録に関すること。

(3) 文書の整理及び保管に関すること。

(4) その他文書等の取扱いに関すること。

4 文書取扱者は,文書取扱主任者が不在のときは,この訓令に定める文書取扱主任の事務を代理することができる。

(平18訓令4・一部改正)

(総合行政ネットワーク文書取扱者)

第9条の2 総務課に総合行政ネットワーク文書取扱者を置く。

2 総合行政ネットワーク文書取扱者は,文書取扱主任の指示を受けて,次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 総合行政ネットワーク文書の電子署名の付与に関すること。

(2) 総合行政ネットワーク文書の受領及び発送に関すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか,総合行政ネットワーク文書の事務に関し必要なこと。

(平25訓令11・一部改正)

(簿冊への登録番号)

第10条 この訓令により設ける簿冊に文書等を登録する場合の登録番号は,毎年1月1日に起こすものとする。

第2章 公文例式

(文書の種類)

第11条 文書は,令達文書及び一般文書とに分ける。

2 令達文書の種別は,次の各号に掲げるとおりとし,その定義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するものをいう。

(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するものをいう。

(3) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。

(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。

(5) 訓令 所属の機関に対して命令するもので公示するものをいう。

(6) 訓 所属の機関に対して命令するもので公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。

(7) 指令 特定の者に対し,法令の規定又は職務上の権限に基づき許可,命令等の処分を内容とするものをいう。

(8) 諮問 法令の規定に基づき,公の機関又は団体に対し,その意見を求めるものをいう。

3 一般文書は,令達文書以外の文書をいう。

(公文用例)

第12条 文書の用例は,別に定める。

(令達番号及び文書番号)

第13条 次の各号に掲げる文書は,当該各号に定めるところにより,総合文書管理システムに登録しなければならない。

(1) 条例,規則,告示,公告及び訓令 主務課において総合文書管理システムの令達番号簿(様式第6号)に登録する。

(2) 訓,指令及び諮問 主務課において種別及び番号を総合文書管理システムに登録する。

(3) 一般文書で次に掲げるもの以外のもの 主務課において種別及び番号を総合文書管理システムに登録する。

 庁内に発する内部的なもの

 郵便はがき(権利の得失変更に関係があると認められるものを除く。)及び電話によるもの

 登録することが不適当であると認められるもの

 その他内容が軽易なもの

2 次の各号に掲げる文書の番号については,当該各号に定めるところによる。

(1) 条例,規則,告示及び訓令 前項第1号の規定による登録において取得した番号を令達番号とし,その番号の前に市名及び令達文書の種別を冠する。

(2) 訓,指令及び諮問 前項第2号の規定による登録において取得した番号を令達番号とし,その番号の前に別表第1に規定する課を表示する記号及び令達文書の種別を冠する。

(3) 公告 番号を付さない。

(4) 一般文書 前項第3号の規定による登録において取得した番号を文書番号とし,その番号の前に別表第1に規定する課を表示する記号を冠するものとする。

(平27訓令2・全改)

(文書の日付)

第14条 施行する文書の日付は,鹿嶋市公告式条例に基づき掲示場に掲示して行う文書にあっては掲示の日とし,その他の文書にあっては発送の日とする。

(文書の施行者名)

第15条 文書は,市長名をもって施行する。ただし,庁内を対象とする通知,依頼,照会,報告その他の往復文書については,部課長名をもって施行することができる。

(所管課等の表示)

第15条の2 施行する文書には,必要に応じ当該文書に係る事務を所管する課及び担当の名称,電話番号等を当該文書の末尾に表示するものとする。

第3章 文書事務

第1節 文書等の収受・配布

(文書等の受領)

第16条 本市に送達された文書等は,総務課長が受領する。ただし,次の各号に掲げる場合は,当該各号に掲げる者がその文書等を受領するものとする。

(1) 申請書,報告書その他これらに類する文書等を当該申請人等から主務課の職員が受け取るとき。

(2) 会議,出張等の際に依頼されて,文書等を当該依頼者から主務課の職員が受け取るとき。

(3) 陳情書その他これに類する文書等を当該陳情人等からその陳情等の相手方である職員又はその関係職員が受け取るとき。

(4) 前3号に準ずる事由により,文書等をその事務の関係職員が受け取るとき。

2 郵便料金の未納又は不足の文書等が送達されたときは,公務に関するものと認められるものに限り,その未納又は不足の料金を負担して受領することができる。

(総合行政ネットワークで到達した文書)

第16条の2 総合行政ネットワーク文書は,電子文書取扱者が処理する。

2 電子文書取扱者は,総合行政ネットワーク文書を受領した場合は,次の各号に掲げる処理をするものとする。

(1) 受領した総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されている場合は,当該電子署名の検証を行うこと。

(2) 受領した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し,当該文書の発信者に対して,形式上の誤りがない場合は受領通知を,形式上の誤りがある場合は否認通知を発送すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った文書について,電磁的記録媒体に記録するとともに,記録された文書の電磁的記録媒体の経年劣化等による消失及び変化,改ざん,盗難,漏えい等を防止する措置を講じること。

(4) 前号の処理を行った当該文書を,総合行政ネットワーク文書である旨を表示し,紙に出力すること。

(文書等の配布)

第17条 総務課長は,その受領した文書等を主務課に配布するものとする。この場合において,配布すべき課が明らかでない文書等については,開封し,又は包装を解くことができる。

2 次の各号に掲げる文書等は,総務課において当該各号に定める措置を講じたうえ,前項の配布をするものとする。

(1) 前項後段の規定により開封した文書のうち,現金,金券又は有価証券が同封されていたもの「何円(何々)添付」と明示し,取扱者が押印するとともに,金券収配簿(様式第1号)に登録する。

(2) 書留郵便物,現金書留郵便物及び書留小包郵便物並びに電報 特殊文書収配簿(様式第2号)に登録する。

3 第16条第1項ただし書の規定により受領した文書等は,当該職員が直ちに主務課に配布するものとする。

(文書等の開封等)

第18条 文書取扱主任は,前条第1項又は第3項の規定により配布を受けた文書等について,直ちにこれを開封し,又は包装を解くものとする。この場合において,次の各号に掲げる文書等は,直ちに当該各号に掲げる課に回付しなければならない。

(1) 当該課で処理することが不適当であると認められる文書等 最も適当であると認められる課

(2) 誤って配布を受けた文書等 総務課

(受付印の押印)

第19条 文書取扱主任は,配布を受けた文書等について,前条各号に該当する文書等を除き,その余白に第16条第1項の規定による受領の日付をもって主務課受付印(別表第2ひな型第1号)を押印するものとする。ただし,次の各号に掲げる文書等については,この限りでない。

(1) 刊行物,ポスターその他これに類するもの

(2) あいさつ状,招待状その他これに類するもの

(3) 郵便はがき(権利の得失変更に関係があると認められるものを除く。)

(4) 受付印を押印することが不適当であると認められるもの

(5) その他内容が軽易であると認められるもの

2 前条第1号に該当する文書等の回付を受けた文書取扱主任は,前項の規定に準じて主務課受付印を押印するものとする。

(処理簿への登録等)

第20条 文書取扱主任は,前条の規定により主務課受付印を押印した文書について,その受付印に表示された日付をもって文書収受処理簿(様式第3号。以下「処理簿」という。)に登録するものとする。ただし,法令等の規定により文書取扱主任が別に定められた簿冊等に登録を要し,その処理てん末が明らかとなる文書については,当該簿冊等に登録することによって,処理簿への登録に替えることができる。

2 文書取扱主任は,他の課に関係のある重要な文書については,その写しを作成し,当該関係のある課に配布するものとする。

(課長の閲覧)

第21条 文書取扱主任は,配布又は回付を受けた文書について,第18条第19条及び前条の規定による所定の処理をして,課長の閲覧に供するものとする。この場合において,開封した文書にその封筒を添えることが事案処理上必要と認められるときは,当該封筒を添えるものとする。

(主務課における処理)

第22条 課長は,前条の規定により閲覧に供された文書について,処理方針を指示して係長に配布するものとする。この場合において,特に重要な文書については,配布する前に市長,主務部長等の閲覧に供し,処理方針について指示を受け,他の課に関係のある重要な文書の処理については,当該関係のある課長と協議するものとする。

(経由文書の取扱い)

第23条 文書取扱主任は,副申を必要としない経由文書を受け取ったときは,その文書の余白に経由印(別表第2ひな型第2号)を押印後,文書経由簿(様式第4号)に登録し,経由番号を付して施行しなければならない。

第2節 文書の立案・回議・決裁等

(事案の処理)

第24条 事案の処理は,総合文書管理システムに処理案を記録し,決裁を経ることによって行う。

2 前項の規定にかかわらず,次の各号に掲げる場合は,それぞれ当該各号に定める方法により行うものとする。この場合においては,起案用紙(様式第5号)等により決裁を経た後,必要に応じ,速やかにその旨を総合文書管理システムに記録するものとする。

(1) 文書を添付する場合(電子文書に係るものを除く。),総合文書管理システムで決裁を経ることが不適当な文書がある場合又は第27条及び第28条の規定により審査に付する場合 総合文書管理システムに記録し,紙に出力した起案用紙により決裁を経る方法

(2) 起案の様式が電子計算機による業務処理システムにより作成される場合 当該業務処理システムにより紙で出力した起案様式により決裁を経る方法

(3) 起案の様式が別に定められている場合 定められた様式により決裁を経る方法

(4) 軽易な回答等である場合 当該照会文書等(電子文書を除く。)の余白に朱書すること等により決裁を経る方法(必要に応じ,開示・不開示の区分など所定の事項を記入すること。)

(平25訓令11・全改)

(会議・行動等報告)

第24条の2 上司の指示若しくは命令又は会議,電話,来訪等により生じた事案に関し,報告等を要するものについては,総合文書管理システムに記録し,速やかに処置するものとする。

(平25訓令11・一部改正)

(立案)

第25条 立案に当たっては,次の要領によるほか,その様式に従い必要な事項を総合文書管理システムに記録し,又は記載しなければならない。

(1) 決裁区分の表示については,次に掲げる区分に従い,該当する区分を記録すること。ただし,これらの表示により難いものについては,該当する区分の略称により,記録することができる。

 市長が決裁すべきもの 市長

 副市長が決裁すべきもの 副市長

 部長(会計管理者を除く。)が決裁すべきもの 部長

 会計管理者が決裁すべきもの 会計管理者

 次長(部内室長を除く。)が決裁すべきもの 次長

 課長(課内室長を除く。)が決裁すべきもの 課長,センター長,所長,又は園長

 部内室長及び課内室長が決裁すべきもの 室長

(2) 合議先を記録すること。

(2の2) 件名の欄には,立案の内容が容易に把握できる簡潔な件名を表示すること。

(3) 1案で2以上のあて先のあるものについては,連記するものにあっては「(連記)」,連記しないものにあっては「(各通)」と当該あて先の次に表示すること。

(4) 一般文書のうち発送するもの(以下「発送文書」という。)については,当該文書の内容により,「(通知)」,「(指示)」,「(協議)」,「(照会)」,「(依頼)」,「(回答)」,「(報告)」,「(申請)」,「(送付)」又は「(提出)」と題名の次に表示すること。ただし,これらの表示により難いものについては,表示しないことができる。

(5) 立案の理由及び立案までの経過並びに関係法令の条項及び関係書類を付記し,又は添付すること。ただし,軽易なもの又は定例に属するものについては,これらの全部又は一部を省略することができる。

(6) 添付書類があるものについては,必要に応じ当該書類に付せん又は適宜の用紙をはり付けること。

(7) 発送につき特別の取扱いを要するものについては,施行上の特別取扱いの欄に「書留」,「簡易書留」,「速達」,「配達証明」,「内容証明」,「電報」,「直渡し」等と記録し,又は記入すること。

(8) 電子文書で施行するものについては,施行上の特別取扱いの欄に「システム施行」,「電子メール」若しくは「LGWAN」等と記録し,又は記入すること。

2 起案文書のうち,次の各号に掲げる事案は,総合文書管理システムに当該各号に定める事項を記録しなければならない。

(1) 例規に属するもの 例規

(2) 秘密に属するもの 秘密

(3) 重要なもの 重要

(4) 鹿嶋市法令審査委員会の審査に付するもの 法令審査

(平19訓令3・平19訓令9・平25訓令11・平27訓令2・一部改正)

(合議)

第26条 起案文書は,次の各号に掲げる順序により,当該事案の関係者に合議しなければならない。

(1) 他の課長に合議するときは,主務課長の押印(総合文書管理システムにより合議する場合にあっては,押印に相当する記録をいう。以下この項において同じ。)後とする。

(2) 他の部長に合議するときは,主務部長の押印後とする。

(平25訓令11・一部改正)

(総務課長の審査)

第27条 次の各号に掲げる起案文書は,決裁権者(市長及び副市長を除く。)の押印後,又は前条の規定による合議を経た後,総務課長の審査に付さなければならない。

(1) 条例,規則及び訓令

(2) 告示及び指令(市長又は副市長の決裁を要するものに限る。)

(3) 法令の解釈及び運用に関するもの

(4) 不服申立て(補正命令等軽易なものを除く。)及び訴訟に関するもの

(5) 市議会に提出する議案等

(6) その他異例に属するもの

2 総務課長は,審査に付された起案文書について,違法性,不当性及び違式の有無その他の内容について審査し,調整するものとする。

(平19訓令3・一部改正)

(法令審査)

第28条 起案文書のうち,鹿嶋市法令審査委員会規程(昭和49年訓令第3号)第2条各号に該当するものについては,同規程の定めるところにより,鹿嶋市法令審査委員会の審査に付するものとする。

(変更等)

第29条 合議を受けた者,審査をした者又は決裁権者は,起案文書の内容に変更を加えたときは,その旨を総合文書管理システムに記録し,又は当該箇所に押印しなければならない。この場合において,変更を加えようとする者は,あらかじめその旨を起案者に連絡しなければならない。ただし,用字用語等軽易な修正に係るものについては,この限りでない。

2 前項の規定により,起案文書の内容に変更を生じたときは,起案者は,その変更前の合議及び審査に係る関係者にその旨を連絡しなければならない。廃案又は保留となったときも,同様とする。

3 合議を受けた者又は審査をした者は,起案文書の内容について意見があるときは,その旨を総合文書管理システムに記録し,又は当該意見を記載した付せん又は適宜の用紙を当該文書に張り付け,又は添付することにより,決裁権者の参考に資するための措置を講ずることができる。

(平25訓令11・一部改正)

(回議及び合議の原則)

第30条 起案文書のうち重要な事案に係るものについて,市長又は副市長の決裁を求めるときは,主務部長が自ら説明することを原則とする。ただし,部長が不在のときは,主務次長又は主務課長が説明することができる。

2 第25条第2項の規定による「重要」若しくは「秘密」の表示をした起案文書又は特に技術的な説明を要する起案文書は,回議,合議及び審査に際し,起案者等が自ら説明しなければならない。

(平19訓令3・平25訓令11・一部改正)

(決裁等)

第31条 決裁権者は,すべての合議及び審査が終わった起案文書を決裁したときは,決裁年月日を記録しなければならない。この場合において,決裁権者は,決裁年月日の記録を文書取扱主任に行わせることができる。

2 前項の場合において,決裁権者は,合議又は審査の過程において当該起案文書の内容に変更が加えられたとき,又は意見があったときは,所要の調整を行うものとする。

(平25訓令11・一部改正)

(原議書の登録)

第32条 条例及び規則の登録に当たっては,条例にあっては総務課,規則にあっては主務課において,鹿嶋市公告式条例に定めるところにより,市長の署名を受けなければならない。

(平27訓令2・全改)

第3節 浄書及び公印等の押印

(施行文書の浄書)

第33条 施行する文書の浄書は,主務課において行うものとする。

(公印及び契印の押印)

第34条 発送文書には,公印及び契印を押印しなければならない。ただし,次の各号に掲げる文書は,公印及び契印の押印を省略することができる。

(1) 案内状,礼状,あいさつ状等の書簡

(2) 通知,照会等の文書等のうち,軽易なもの

(3) 前2号のほか,鹿嶋市の公印に関する規則(平成7年規則第13号)第3条に規定する公印の保管者(以下「保管者」という。)が不要であると認めたもの

2 公印は,保管者が押印するものとする。この場合において,保管者は,浄書した文書が原議書と相違ないことを確認しなければならない。

3 許可書,契約書等の権利の得失変更に関係がある文書(電子文書を除く。)については,2枚以上にわたるときは割印の押印又はこれに代わるべき措置を,訂正したときは訂正印の押印をそれぞれしなければならない。

4 発送文書以外の文書については,必要に応じ公印又は契印を押印するものとする。この場合において,前2項の規定を準用する。

(平25訓令11・平27訓令2・一部改正)

(電子署名)

第34条の2 前条の規定にかかわらず,総合行政ネットワークの文書交換システムにより発送する文書については,電子署名を付与するものとする。ただし,軽易な文書については,省略することができる。

2 発送文書に電子署名を受けようとする者は,電子署名を付与する文書に係る原議書を添えて総務課長に提出し,電子署名の付与を請求するものとする。

3 総務課長は,前項の請求を受けたときは,電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る原議書と照合審査し,相違がないことを確認して,電子署名の付与の許可を与えるものとする。

4 電子文書取扱者は,前項の許可を確認し,電子署名を付与するものとする。

5 電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については,別に定める。

第4節 文書等の発送

(文書等の発送の方法)

第35条 文書等(電子文書を除く。第36条において同じ。)の発送は,郵便により行うものとする。この場合において,勤務時間外に発送する場合を除き総務課において発送するものとする。

2 前項の規定にかかわらず,主務課において使送し,若しくは会議において配布する等により,文書等を発送することができる。

(平25訓令11・一部改正)

(文書等の発送の手続)

第36条 発送を要する文書等は,すべて主務課において封かん又は包装しなければならない。

2 前条第1項後段の規定により文書等を発送するときは,別に定める郵便依頼票により,午後4時までに総務課長に回付しなければならない。

3 郵便料金は,原則として料金後納とする。

(平19訓令11・一部改正)

(総合行政ネットワーク文書の発送)

第36条の2 総合行政ネットワークの文書交換システムによる文書の発送は,電子文書取扱者が行うものとする。

2 前項の規定により文書を発送しようとするときは,当該発送文書に係る原議書を添え,午後4時までに総務課長に回付しなければならない。

3 電子文書取扱者は,第1項の発送を行った場合は,電磁的記録媒体に記録するとともに,記録された文書の電磁的記録媒体の経年劣化等による消失及び変化,改ざん,盗難,漏えい等を防止する措置を講じるものとする。

第5節 勤務時間外における文書等の取扱い

(勤務時間外における文書等の受領)

第37条 勤務時間外に送達された文書等の受領は,第16条第1項ただし書の規定により受領する場合を除き,当直者が行うものとする。

2 当直者は,その勤務中に受領した文書等を総務課長に引き継ぐまで保管しなければならない。ただし,電報その他急を要する文書等においては,当直者において所定の手続をしてあて先又は主務課に配布することができる。

(勤務時間外における文書等の発送)

第38条 勤務時間外に文書等を発送することが予想されるとき,又は第36条第2項若しくは第36条の2第1項で規定する時間までに回付できないときは,主務課長は,あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。

第4章 雑則

(例規集への登載)

第39条 次の各号に掲げるものは,鹿嶋市例規集(以下「例規集」という。)に登載するものとする。

(1) 条例

(2) 規則

(3) 訓令

(4) 前3号に掲げるもののほか,例規に属する文書のうち,総務課長が例規集に登載する必要があると認めるもの

附 則

この訓令は,昭和60年4月1日から施行する。

附 則(昭和60年5月1日訓令第5号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(昭和62年10月1日訓令第7号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(昭和62年11月1日訓令第9号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(昭和63年4月1日訓令第7号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(昭和63年8月26日訓令第16号)

この訓令は,昭和63年9月1日から施行する。

附 則(平成元年7月10日訓令第7号)

この訓令は,平成元年7月10日から施行する。

附 則(平成2年8月1日訓令第2号)

この訓令は,平成2年8月1日から施行する。

附 則(平成3年11月1日訓令第8号)

この訓令は,公布の日から施行し,改正後の別表第1の規定は,平成3年4月1日から適用する。

附 則(平成5年4月20日訓令第5号)

この訓令は,公布の日から施行し,この訓令による改正後の鹿島町文書取扱規程の規定は,平成5年4月1日から適用する。

附 則(平成6年6月29日訓令第10号)

この訓令は,平成6年7月1日から施行する。

附 則(平成7年9月1日訓令第5号)

この訓令は,平成7年9月1日から施行する。

附 則(平成8年6月28日訓令第9号)

この訓令は,平成8年7月1日から施行する。

附 則(平成9年3月31日訓令第2号)

この訓令は,平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成10年5月29日訓令第5号)

この訓令は,平成10年6月1日から施行する。

附 則(平成11年4月1日訓令第4号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成12年3月31日訓令第2号)

この訓令は,平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成13年3月26日訓令第6号)

この訓令は,平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成14年3月28日訓令第1号)

この訓令は,平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成14年6月28日訓令第5号)

この訓令は,平成14年7月1日から施行する。

附 則(平成14年9月11日訓令第9号)

この訓令は,平成14年10月1日から施行する。

附 則(平成15年3月31日訓令第4号)

この訓令は,平成15年4月1日から施行する。ただし,様式第5号及び様式第5号の2の改正規定は,平成15年6月1日から施行する。

附 則(平成15年11月18日訓令第12号)

この訓令は,平成15年12月1日から施行する。

附 則(平成16年3月31日訓令第2号)

この訓令は,平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月30日訓令第3号)

この訓令は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令第4号)

この訓令は,平成18年4月1日から施行する。ただし,様式第5号の改正規定は,平成18年5月1日から施行する。

附 則(平成19年3月26日訓令第3号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月19日訓令第9号)

この訓令は,平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成19年12月14日訓令第11号)

この訓令は,平成20年4月1日から施行する。ただし,様式第3号の改正規定は,平成20年1月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日訓令第1号)

この訓令は,平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年9月8日訓令第8号)

この訓令は,平成20年10月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第1号)

この訓令は,平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月29日訓令第2号)

この訓令は,平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年4月1日訓令第14号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令第4号)

この訓令は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成25年12月27日訓令第11号)

この訓令は,平成26年1月1日から施行する。

附 則(平成27年3月11日訓令第2号)

この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

別表第1(第13条関係)

(平27訓令2・全改)

課所等名

記号

課所等名

記号

重点プロジェクト推進室

鹿重プ

保健センター

鹿保セ

秘書広報課

鹿秘広

こども福祉課

鹿こ福

まちづくり政策課

鹿ま政

生活福祉課

鹿生福

財政課

鹿財

総合福祉センター

鹿総福セ

総務課

鹿総

介護長寿課

鹿介長

人事課

鹿人

港湾振興室

鹿港湾

税務課

鹿税

商工観光課

鹿商観

収納課

鹿収

農林水産課

鹿農林

大野出張所

鹿大

地籍調査課

鹿地籍

市民活動支援課

鹿市活

道路建設課

鹿道建

環境政策課

鹿環政

施設管理課

鹿施管

廃棄物対策課

鹿廃対

都市計画課

鹿都計

交通防災課

鹿交防

区画整理事務所

鹿区整

まちづくり市民センター

鹿まセ

下水道課

鹿下水

総合窓口課

鹿総窓

浄化センター

鹿浄セ

国保年金課

鹿国年

出納室

鹿出

別表第2

印型ひな型

受付印(第19条関係)

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経由印(第23条関係)

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(平19訓令11・全改)

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(平19訓令11・全改)

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(平25訓令11・全改)

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(平25訓令11・全改,平27訓令2・一部改正)

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鹿嶋市文書取扱規程

昭和60年3月16日 訓令第1号

(平成27年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和60年3月16日 訓令第1号
昭和60年5月1日 訓令第5号
昭和62年10月1日 訓令第7号
昭和62年11月1日 訓令第9号
昭和63年4月1日 訓令第7号
昭和63年8月26日 訓令第16号
平成元年7月10日 訓令第7号
平成2年8月1日 訓令第2号
平成3年11月1日 訓令第8号
平成5年4月20日 訓令第5号
平成6年6月29日 訓令第10号
平成7年9月1日 訓令第5号
平成8年6月28日 訓令第9号
平成9年3月31日 訓令第2号
平成10年5月29日 訓令第5号
平成11年4月1日 訓令第4号
平成12年3月31日 訓令第2号
平成13年3月26日 訓令第6号
平成14年3月28日 訓令第1号
平成14年6月28日 訓令第5号
平成14年9月11日 訓令第9号
平成15年3月31日 訓令第4号
平成15年11月18日 訓令第12号
平成16年3月31日 訓令第2号
平成17年3月30日 訓令第3号
平成18年3月31日 訓令第4号
平成19年3月26日 訓令第3号
平成19年9月19日 訓令第9号
平成19年12月14日 訓令第11号
平成20年3月31日 訓令第1号
平成20年9月8日 訓令第8号
平成21年3月31日 訓令第1号
平成22年3月29日 訓令第2号
平成23年4月1日 訓令第14号
平成25年3月29日 訓令第4号
平成25年12月27日 訓令第11号
平成27年3月11日 訓令第2号